Les Archives départementales ont dès l'origine une double mission :
- la collecte des archives des seigneuries, administrations et établissements religieux supprimés à la Révolution,
- la collecte des archives des nouvelles structures (administrations et assemblées) créées pendant les périodes révolutionnaire et impériale.
Au cours du XIXe siècle avec la mise en oeuvre des cadres de classement leur activité se structure. Elles sont là pour communiquer aux administrations et au public les documents qu'elles conservent.
Les archives départementales sont un service à vocation administrative et patrimoniale.
Leur travail commence bien avant l'entrée des documents dans les locaux de conservation.
Les administrations et services proches doivent y verser leurs archives définitives, c'est à dire les documents qu'il faudra conserver sans limitation de durée.
Les autres personnes physiques et morales peuvent donner ou déposer leurs archives.
Les documents sont consultables par tous, gratuitement, dans les salles de lecture des archives départementales, suivant les règles de communication fixées par la réglementation.
- CONTRÔLE sur place ou sur pièces des conditions de conservation et de classement des archives publiques.
- COLLECTE des archives publiques et privées.
- CLASSEMENT.
- CONSERVATION par des moyens adaptés : microfilmage, photographie, numérisation, restauration des documents.
- COMMUNICATION : c'est la finalité même du travail des archives : les documents sont communiqués - et valorisés - directement en salle de lecture, par des expositions, des colloques, des réalisations éditoriales.
Contrôler...
Les archives départementales ont pour première mission de contrôler les archives publiques produites par des structures exerçant leurs missions dans le cadre du département, ou ayant leur siège dans le département. Par contrôle il faut comprendre la vérification sur place ou sur pièces des conditions de conservation des documents courants d'abord mais aussi plus anciens.
Ainsi ce contrôle porte-t-il sur l'état des locaux d'archives, sur le respect des différentes règles de classement, de conservation, de communication des documents.
Les archives des services de l'Etat dans le département, des services du département (conseil départemental), des communes et groupements de communes, des entreprises publiques ou des structures exerçant une mission de service public, comme les hôpitaux, les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels sont des archives publiques et sont à ce titre contrôlées par les archives départementales.
Ce contrôle au niveau de la production permet seul d'organiser au mieux la collecte des archives définitives. Il est à la base, aussi, des opérations d'élimination, qui toutes doivent se faire avec le visa du directeur des archives départementales.
Collecter...
Pendant les opérations de contrôles sont réalisés des tableaux de gestion qui doivent permettre de gérer au mieux les archives produites en rationalisant et en évitant de s'encombrer de documents inutiles. Ces tableaux sont établis en étroite collaboration entre les services producteurs et les archives : à partir des attributions du service est dressée une liste des documents qu'il produit, en précisant à chaque fois pendant combien de temps ils sont utiles à l'administration, à partir de quand on peut envisager leur élimination ou au contraire leur transfert pour conservation sans limitation de durée aux archives départementales.
La collecte raisonnée, c'est à dire organisée et réalisée au meilleur moment, permet de faire entrer aux archives et de communiquer le plus rapidement possible les documents que l'administration ou le particulier a besoin de consulter.
Classer..
L'idéal serait que tout ce qui entre aux archives soit déjà classé.
Mais ce ne peut pas être le cas, pour différentes raisons. Il s'avère d'abord qu'à périodicité régulière pour des raisons de sauvegarde arrivent des documents qui ne sont plus classés (déménagés après une catastrophe par exemple).
Il y a ensuite des règles différentes suivant les périodes. Il y a enfin différentes définitions de l'ordre et du classement. Précisons un peu pour le Haut-Rhin.
A la Révolution beaucoup de documents sont arrivés aux archives départementales mais le personnel pour les traiter était très réduit et les instructions peu nombreuses.
De plus les limites du département ont varié : entre 1800 et 1814 le Grand Haut-Rhin comprenait en plus de son territoire actuel le canton suisse du Jura (Delémont, Porrentruy) et le Territoire de Belfort. Depuis 1870 le département du Haut-Rhin est plus petit et a connu une alternance de périodes françaises et allemandes qui n'a pas été sans incidence sur le classement des archives, la méthode allemande n'étant pas la même que la méthode française.
Les archives plus anciennes, pour lesquelles on suppose qu'il n'y aura plus d'accroissement, sont classées en fonction d'un cadre fondé sur les fonctions administratives et les institutions, les archives plus récentes sont elles classées au fur et à mesure de leur arrivée aux archives.
Conserver...
Les supports des documents sont très divers : parchemin, papier, film, supports magnétiques pour n'en citer que quelques uns.
Ces supports sont plus ou moins fragiles et il y a nécessité de veiller à leur bonne conservation, qui passe bien entendu par de bonnes conditions de température et d'hygrométrie.
Les documents infectés sont désinfectés, les documents acides sont désacidifiés et certains sont restaurés dans un atelier spécifique. Les sceaux sont restaurés en même temps qu'ils sont répertoriés.
Par ailleurs, sachant que la consultation fréquente entraîne des dégradations, des supports de substitution sont réalisés dans certains cas. Les registres paroissiaux et d'état civil sont microfilmés, mais on utilise aussi la photographie et la numérisation.
A chaque fois la solution qui semble la plus adaptée est retenue.
Communiquer...
Les archives sont là pour communiquer mais aussi pour valoriser les trésors qu'elles conservent.
La communication se fait d'abord sur place, dans deux salles de lecture et dans une salle spécialement dédiée au service éducatif, mais aussi par le biais de conférences, d'ouvrages, d'expositions.
Dans les salles de lecture le public peut consulter les documents sous forme d'originaux ou de reproductions.
La salle réservée au service éducatif accueille les enseignants qui le souhaitent avec leurs classes, de la maternelle au lycée.